Langsung ke konten utama

Materi Pembelajaran

EMAIL
 
PENGERTIAN EMAIL
Email adalah surat melalui media elektronik. Email singkatan dari electronic mail. Email mampu menangani jasa pengiriman berita dan dokumen dalam bentuk data elektronik (file), termasuk jasa e-card. Untuk memanfaatkan fasilitas email, sebelumnya kita harus membuat email address. Email address atau account email dapat diperoleh dari situs penyedia email. Layanan email dapat dibagi menjadi dua, yaitu layanan email gratis dan layanan email berbayar.


CARA KERJA EMAIL 
Email tersimpan di  dalam sebuah server yang dikenal dengan sebutan mail server. Agar dikenali mail server yang lain, maka setiap mail server wajib memiliki identitas pengenal yang umumnya dikenal dengan domain, misalnya gmail.com atau yahoo.co.id.
Tanda @ untuk memisahkan identitas akun email dan mail server sehingga alamat email yang lengkap berupa email-account@mail-server.
Langkah yang akan terjadi sebagai berikut:
  1. Saat kita mengirim email maka email tersebut di simpan pada email-server menjadi satu file berdasarkan tujuan email yang berisi sumber dan juga tujuan, serta dilengkapi tanggal dan waktu pengiriman. Pada email server terdapat dua server yang berbeda yaitu incoming dan outgoing server. Server yang biasa menangani outgoing email adalah server SMTP pada port 25 sedangkan untuk menangani incoming email adalah POP3 pada port 110 atau IMAP pada port 143.
  2. Saat anda mengirim email maka email anda akan ditangani oleh SMTP server dan akan dikirim ke SMTP server tujuan, baik secara langsung maupun melalui beberapa SMTP server dijalurnya.
  3. Apabila email terkirim email akan masuk pada POP3 server atau IMAP server.

 UNSUR PENDUKUNG EMAIL
Dalam pengiriman email, terdapat dua aplikasi yang diperlukan yaitu MTA dan MUA.
  1. MTA adalah aplikasi untuk mengantarakan email.
  2. MUA adalah aplikasi yang berfungsi sebagai interface antara email, dalam hal ini berhubungan dengan user yang memiliki email tersebut, dengan MTA yang mendukungnya. MUA bisa disebut juga sebagai emai reader yang dapat menerima bermacam-macam perintah untuk pembuatan, penerimaan, dan penjawaban pesan.

 PROTOKOL LAYANAN EMAIL
Protokol adalah sebuah aturan atau standar yang mengatur atau mengijinkan terjadinya hubungan, komunikasi, dan perpindahan data antara dua atau lebih titik komputer.
  1. SMTP adalah protokol yang umum digunakan untuk email. Berikut adalah list SMTP beberapa provider di Indonesia: Telkomnet/Speedy (stmp.telkom.net), Fastnet (mail.fast.-net.id), Indosat (stmp.indosat.net.id), dll.
  2. POP3 adalah protokol yang dugunakan untuk mengambil email dari email server.
  3. IMAP adalah protokol standar untuk mengakses email dari server.
  4. Anatomi email, contoh anatomi email sebagai berikut:
serafinnaela@yahoo.co.id
Keterangan:
serafinnaela : nama pengguna (username)
yahoo.co.id : nama mail server
yahoo : subdomain (milik pemegang nama domain)
co : second level domain, menunjukkan domain ini termasuk kategori company (com) atau perusahaan.
id : top level domain, menunjukkan domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id).
KLASIFIKASI PENGGUNAAN EMAIL
  1. Email  berbasis Client adalah software yang bekerja dengan mengunduh dari server semua email yang masuk ke alamat kita dan menuyimpannya dalam harddisk sehingga kita dapat melihatnya walupun dalam keadaan tidak terkoneksi intertnet.
  2. Email berbasis Web, aplikasi wev yang hanya dapat diaksese dengan adanya koneksi intenet.

 VARIASI BENTUK KOMUNIKASI DENGAN EMAIL
  1. Poin to Poin yaitu pengiriman email yang secara langsung ke sebuah alamat email tertentu di Indonesia yang dimana sebelunya telah menadakan kesepakatan antara penerima dengan pengirim email yang sering kirim mengirim email.
  2. Carbon Copy (Cc) adalah email yang selain ditunjukan ke sebuah alamat email utama yang kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan "to" sedangkan alamat email tembusannya kita tuliskan pada bagian "Cc".
  3. Blind Carbon Copy (Bcc) merupakan variasi dari Cc dimana orang yang menerima email alamatnya ditulisakn pada bagian "To" oleh si pengirim, dan pengirim juga bisa melihat kepada siapa atau ke alamat email mana saja emailnya dikirimkan sebagai tembusan.
  4. Distribution List merupakan distribution list yang berbeda dengan tiga varian bentuk diatas, karena lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal.
  5. Discussion List (mailing list/milis) hampir sama dengan distribution list namun cara penggunaannya memungkinkan siapapun bisa tergabung menjadi seubscriber untuk mengirimkan respon.
   
ETIKA PENULISAN EMAIL
  1. Jangan terlalu banyak mengutip, fasilitas reply dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang anda teri,a secara otomatis ke dalam isi surat anda.
  2. Perlakukan email secara pribadi, email pada dasarnya alat komunikasi personal.
  3. Jangan gunakan huruf kapital, penggunaan huruf kapital dianggap berteriak, walaupun hanya untuk memberi tekanan pada maksud yang akan disampaikan.
  4. Jangan membicarakan fasilitas bernama forward, fasilitas ini mengijinkan penerima email untuk meneruskan isi email tersebut ke orang lain.
  5. Jangan gunakan Cc, jika Cc digunakan maka penerima email yang lain dikirim. Gunakan Bcc agar penerima lain tidak mengetahui alamat email penerima yang lain.
  6. Jangan gunakan HTML, karena tidak semua penerima email memahami kode html, gunakan format plain teks.
  7. Jawablah secara masuk akal, gunakan bahasa yang sopan dan jawablah secara masuk akal. 

EMAIL BERBASIS WEB (Webmail)
Contoh pembuatan email menggunakan email berbasis web dengan menggunakan layanan email dari yahoo.co.id
  1. Pembuatan alamat email
    • Pilih kategori mail
    • Pilih opsi Buat Account Baru
    • Isi data kemudian secara otomatis akan diberikan rekomendasi nama email
    • Pilih buat Account saya
    • Pembuatan email telah berhasil
     
2. Menggunakan email
  • Masuk ke email (Login) : buka Google Chrome dan ketikan www.yahoo.co.id pada address bar => tekan enter =>klik bagian mail => masukkan Yahoo ID dan password => Sign In 
  • Menulis email : pilih Tulis => tuliskan alamat email yang akan dikirim pada bagian kepada => tuliskan topik dari surat pada bagian topik => klik opsi kirim => ketikkan rangakian karakter yang terdapat pada kotak kode => klik lanjutkan => email sudah terkirim
  • Mengirimkan lampiran dalam email : klik attachment pada opsi lampirkan file pada saat menulis email baru
3. Mencetak email : buka email => klik ikon print => klik print => klik print preview jika ingin melihat hasilnya sebelum di print => klik OK untuk pencetakan web


MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK EMAIL CLIENT
1. Pengenalan Microsoft Outlook 
    a. Kelebihan:
  • kelebihan utama POP mail yaitu kemampuannya untuk dibaca secara offline
  • melalui email berbasi POP3 akses internet pada saat mengirim dan menertima dapat dikurangi
  • email berbbasi POP3 lambat
  • lebih mudah dalam pengarisipan
  • hanya dapat dibuka dari komputer pemakai saja
     b. Kekurangan:
  • harus menggunakan email client seperti Outlook Express, dll
  • hanya dapat mengakses email dari komputer yang terinstal emai client
2. Mengaktifkan POP3 di Ms Outlook 2007
  •     masuk interface web Yahoomail => masukkan nama user dan password => klik opsi bagian kanan atas halaman    

        









Komentar

Posting Komentar